Nederland vergaderland

Beleving steeds belangrijker

De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert 6,5 uur per week, dat is zo’n driehonderd uur per jaar. Geregeld op kantoor, maar ook vaak buiten de deur: in hotels, bij vergaderlocaties of gespecialiseerde business centers. Waar moet een goede vergaderlocatie aan voldoen? En is videoconferencing een alternatief?

“Er zijn drie belangrijke redenen om te vergaderen op locatie,” vertelt Jacco Willard van Business Center Blokstallen in Bergen op Zoom. “Bedrijven van buiten de regio die hier hun klanten ontmoeten of bedrijven uit de regio die een keer in een andere sfeer willen vergaderen. Wat verder in opkomst is, zijn coaching-bureaus en mediators die ruimte huren voor één-opéén-gesprekken. Daarvoor zijn speciale spreekkamers beschikbaar.”

Sfeer en horeca

Wat Willard opvalt, is dat de ‘beleving’ steeds belangrijker wordt. “Een kamer met tl-buizen, een tafel en flip-over voldoet niet meer. Er wordt gelet op de uitstraling die de locatie heeft en de sfeer van de vergaderruimten. Business Centers bieden daarbij vaak een compleet horecaconcept, met mogelijkheden om ’s middags een high tea te boeken of een borrel met hapjes na afloop. Terwijl horecagelegenheden als Van der Valk zich juist meer als meeting-locatie ontwikkelen.”

Plug and play

Waar de zaal verder aan moet voldoen? “Parkeren vlakbij de locatie is cruciaal”, vervolgt Jacco Willard. “Verder zijn een goede internetverbinding en snelle wifi absolute vereisten. En gebruiksvriendelijke audiovisuele hulpmiddelen, waarbij het vooral van belang is dat de laptop eenvoudig matcht met het projectiescherm. Plug and play, zodat je niet een half uur staat te prutsen met snoertjes of de beamer. Het valt me op dat de flip-over na al die jaren toch zijn waarde behoudt. Terwijl het digibord maar door enkele van onze klanten wordt gebruikt. Meestal voor
videoconferencing met collega’s in het buitenland.”

Reiskosten besparen

Het vele vergaderen in Nederland kost het bedrijfsleven een hoop geld. Alleen al aan loonkosten zestig miljard euro per jaar: dertig miljard daarvan aan vergadertijd, zestien miljard aan voorbereidingstijd en veertien miljard aan reistijd. Je kunt hierop besparen door vaker gebruik te maken van videoconferencing, waardoor reistijd en -kosten vervallen. Door de opkomst van
Facetime en Skype raken mensen privé vertrouwd met videobellen. Dat willen ze ook op het werk kunnen gebruiken. Marktonderzoeker Nemertes stelt dat daarom steeds meer bedrijven investeren in een vaste videovergaderruimte.

Videoconference de oplossing?

Bij zakelijke videovergaderingen worden wel andere eisen gesteld aan de apparatuur. In-room communicatiesystemen zijn vaak uitgerust met grote schermen, zodat meerdere mensen tegelijk kunnen vergaderen. Vaak zijn er allerlei tools geïntegreerd om bijvoorbeeld presentaties te tonen op een tweede scherm of documenten te delen. Dat vergt investeringen in hardware. En door die vele mogelijkheden is de apparatuur vaak lastig te bedienen. Dit is één van de oorzaken dat het gebruik in de praktijk vaak tegenvalt.

Tekst: Marjolijn Bergmann
Foto’s: Marijana Pajovic

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *