Digitaliseren maakt HR-proces sneller en efficiënter

Je HR-proces compleet digitaliseren. Op die manier werk je efficiënter, sneller en met minder fouten. Marinus van Belzen, manager payroll services bij Baker Tilly in Goes, zet de voordelen op een rij.

“Tot voorkort mailde een sollicitant zijn cv naar de afdeling HR”, legt Marinus uit. “Die ging dan gegevens invoeren in de computer, een gesprek inplannen en documenten aan de betreffende sollicitant koppelen. Dat was altijd veel werk voor de HR-medewerker en daardoor ontstonden fouten. Sinds kort is er een systeem dat deze workflow automatiseert en het hele proces digitaliseert: Nmbrs.”

Altijd actueel
Het automatiseren heeft volgens Marinus tal van voordelen: “Er is een digitale takenlijst, waardoor je altijd meteen ziet wat de status is van een sollicitant en wie wat heeft gedaan: is de afspraak al ingepland, is het dossier al compleet of zijn er al documenten getekend? Alle betrokken partijen weten dat nu met één druk op de knop, terwijl je vroeger over dat soort dingen heen-en-weer aan het mailen was. En de arbeidsovereenkomst kan digitaal ondertekend worden. Daar hoeft geen afspraak meer voor te worden gemaakt en er kan geen vertraging ontstaan bij de post. Verder kan de nieuwe medewerker zelf in het systeem gegevens invullen of aanpassen. Zo voorkom je dubbel werk.”

Automatisch gegevens invullen
Een ander voordeel zijn de sjablonen die je kunt uploaden. Marinus: “Als je bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst in het systeem zet, vult die automatisch naw-gegevens in. Ook kun je in het systeem goed bijhouden of alle medewerkers al een schriftelijke arbeidsovereenkomst hebben. Daarover kun je vanuit het salarispakket ook makkelijk communiceren met je personeel. Dat is met het oog op de Wet arbeidsmarkt in balans een handige tool. Het automatiseren van dit proces is vooral geschikt voor de wat grotere bedrijven (bijvoorbeeld met meer dan twintig medewerkers). Zij hebben een groter personeelsverloop, dus voor hen levert dit ook echt tijdswinst op. Wij merken dan ook dat deze klanten hier behoefte aan hebben. En omdat het heel makkelijk te koppelen is aan de salarisadministratie, kun je het hele proces digitaliseren.”

Eindeloos koppelen
Of de ontwikkelingen hiermee stoppen? “Zeker niet”, denkt Marinus. “Je kunt nu bijvoorbeeld al wel gespreksverslagen vastleggen, maar hiervan kan je nog geen rapportages draaien. Dat zou een mooie volgende stap zijn. Technisch gesproken kunnen we op dit moment meer dan honderd systemen aan elkaar koppelen: van financiële pakketten voor journaalposten en urenregistratiesystemen tot pensioenen, ziekteverzuim en arbodiensten. Het is voor een HR-afdeling handig om alles goed te kunnen monitoren en vastleggen. Zeker omdat personeel schaars is. Hoe beter je omgaat met je personeel, hoe langer je ze aan je kunt binden. Digitalisering kan je daarbij helpen.”

Advies op maat
Bij Baker Tilly kunnen ze op HR-gebied over veel meer adviseren dan alleen het digitaliseren van de workflow. Marinus: “Hier in Goes zitten in ons team vier medewerkers salarisadministratie, een arbeidsrechtjurist, loonheffingsspecialist en een HR-consultant. Dankzij het netwerk van Baker Tilly kunnen we een beroep doen op bijna duizend collega’s, elk met hun eigen expertise. Op die manier kunnen we onze dienstverlening optimaal afstemmen op de wensen van onze klanten. Zo zijn er nu collega’s bezig met teamscans. We onderzoeken dan hoe je team functioneert, welke dynamiek er is en hoe er wordt samengewerkt. Daar komen verbeterpunten uit waarmee je je team kunt optimaliseren.”

Baker Tilly
Stationspark 8
4462 DZ Goes
Marinus van Belzen
Manager Payroll Services
0622 403 125

 

Redactie: Marjolijn Bergmann
Fotografie: Jan de Carpentier

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *