Eerste hulp bij klanten die niet betalen

Vorige maand meldden we dat 52,7 procent van de werkgevers in Zeeland het risico loopt op terugbetaling van de noodhulpregeling NOW.  Hierdoor bestaat de kans dat die bedrijven straks in een lastig pakket zitten en je te maken kunt krijgen met openstaande facturen die niet worden betaald. In dit artikel leggen we uit hoe je afrekent met onbetaalde facturen. 

Neem contact op met de debiteur 

Ga niet meteen van het slechtste uit. Loop eerst je factuur nog eens na. Staan alle gegevens er goed op? Wellicht heb je zelf wel een foutje gemaakt. Is dat niet het geval, neem dan contact op met het betreffende bedrijf. Stel je hierin vriendelijk op en ga niet meteen dreigen met maatregelen. Misschien heeft de klant de factuur simpelweg over het hoofd gezien en zo’n attitude kan een flinke smet op de relatie geven. Probeer er in het gesprek achter te komen waarom de factuur nog niet is betaald. Is dat inderdaad omdat het bedrijf in zwaar verkeert, of heerst er misschien ontevredenheid over de geleverde goederen of diensten? Idealiter kom je in het eerste gesprek al tot een oplossing. Mocht het bedrijf het moeilijk hebben, kun je overwegen om je flexibel op te stellen een betalingsregeling te treffen. Hierdoor maak je de drempel lager om te betalen. Leg eventuele afspraken die je maakt altijd vast. 

Stuur een herinnering 

Heeft het gesprek nog niet tot betaling geleid, dan ben je verplicht om eerst een schriftelijke herinnering te sturen. Hier mag je nog geen extra kosten voor rekenen. Wel kun je op de herinnering de toekomstige kosten als uitbetaling binnen de gestelde termijn uitblijft vermelden. 

Is de herinnering wederom niet betaald, dan mag je incassokosten en wettelijke rente gaan rekenen. Let wel op: er zitten regels verbonden aan hoeveel je bovenop het factuurbedrag mag tellen. Over de eerste €2500 is dat bijvoorbeeld 15% met een minimumbedrag van €40. 

Schakel hulp in 

Heb je geen enkel vertrouwen meer dat de klant gaat betalen? De allerlaatste optie is om hulp in te schakelen. Je kunt een incassobureau inschakelen, maar houd er rekening mee dat zij niet de bevoegdheid hebben om betaling af te dwingen. Toch kan het effectief zijn door het afschrikwekkende effect en je hoeft het incassobureau vaak alleen te betalen als de klant betaalt (no cure no pay). Bovendien neemt het incassobureau werk voor je uit handen. 

Het inschakelen van een incassobureau is voornamelijk geschikt voor kleine bedragen. Gaat het om een groter bedrag, dan kun je misschien beter meteen bij een deurwaarder aankloppen. Die mag namelijk wél beslagleggen op roerende en onroerende zaken. Zo is beslaglegging door de Devoordeligstedeurwaarder.nl een optie. Houd er rekening mee dat je bijna altijd eerst een vonnis van de rechter nodig hebt. Pas als de rechter je in het gelijk stelt kan de beslaglegging doorgang vinden. 

Een deurwaarder is een heftige oplossing, maar het is niet raadzaam om er te lang mee te wachten. De kans is groot dat het bedrijf nog andere schuldeisers heeft en als die óók beslagleggen, wordt het voor jou straks lastiger om je geld terug te krijgen. 

Wat te doen bij een faillissement 

Blijkt dat je klant failliet is? Neem dan contact op met de curator. Het is ook zeker mogelijk dat de curator zelf contact met je opneemt, maar dit is niet gegarandeerd. Als de administratie niet helemaal op orde is, heeft de curator misschien geen weet van de schuld en blijft het telefoon of mailtje uit. Schroom niet om zelf contact op te nemen als het te lang duurt. Dit heeft officieel indienen ter verificatie. Voor een zo snel mogelijke afhandeling is het handig om relevante documenten meteen mee te sturen, zoals de factuur of een eventueel contract. 

Kom goed beslagen ten ijs 

Natuurlijk kun je klanten die niet betalen nooit helemaal voorkomen, dat is nu eenmaal het risico van ondernemen. Maar je kunt je vooraf al wel een beetje indekken. Vraag bijvoorbeeld om een (deel van de) betaling vooraf, zeker bij klanten die vaker te laat betalen. 

Ook kun je bij nieuwe klanten afspraken maken over wat er gebeurt bij een mogelijk faillissement. Zo kun je een bepaalde borg of garantiestellingen aan je klant vragen.

20/8/2021 | 15:09 uur

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *