Privacyverklaring in heldere taal

“Privacy is even serieus als veiligheid op de werkvloer: ongelukken kunnen voorkomen worden door de regels goed toe te passen.” Zo geeft Matthijs Hoekstra, partner bij Justion Advocaten, aan. Justion Advocaten, met vestigingen in Middelburg, Rotterdam en Terneuzen, heeft een team van vijf juristen die advies geven over de toepassing van de nieuwe privacyregels.

Matthijs over die nieuwe regels: “Vanaf 25 mei 2018 zijn de privacyregels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht voor alle bedrijven in Europa. De rode draad in
de AVG is dat iedereen die met persoonsgegevens werkt, moet kunnen aantonen hoe met die gegevens omgegaan wordt. We noemen dat de verantwoordingsplicht of accountability.”

Matthijs licht toe dat die verantwoordingsplicht bijvoorbeeld betekent dat iedere onderneming een privacyverklaring dient te hebben. “In die verklaring wordt in heldere en duidelijke taal
onder andere toegelicht welke persoonsgegevens worden verzameld, waarvoor deze worden gebruikt en hoe lang deze worden bewaard. Uit de privacyverklaring blijkt ook hoe de gegevens worden beveiligd. Ik adviseer om de privacyverklaring op de website te plaatsen, zodat deze voor iedereen makkelijk te vinden is.”

Daarnaast is het belangrijk dat er verwerkers-overeenkomsten worden afgesloten. In die overeenkomsten worden afspraken over het delen van persoonsgegevens vastgelegd. Denk daarbij aan het uitwisselen van gegevens van werknemers met de arbodienst vanwege een ziekmelding of met de accountant voor het berekenen van de salarissen. Hoe beter deze afspraken op papier staan, hoe
minder discussie kan ontstaan op het moment dat zich problemen voordoen, bijvoorbeeld als persoonsgegevens onverhoopt in verkeerde handen vallen. Matthijs: “Voorkómen is immers beter dan vóórkomen.”

www.justionadvocaten.nl 

Foto: Eric Konings

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *