Old woodworking tools on wall, retro tinted

VHIC Advies en Uitvoering: Ga ook je schijf te lijf!

foto DTH 2014 kleur
Timo van Houdt, Senior adviseur VHIC

Slechts 11% van de informatie die een organisatie opslaat, heeft zakelijke waarde, zo werd onlangs becijferd in het Databerg Report 2015 van Veritas. U kunt dus  behoorlijk  besparen op uw databeheer: zowat 90% is overbodig!

Maar hoe komen we er nu achter welke informatie essentieel is voor de bedrijfsvoering, en welke niet? Hoe signaleren we kopiebestanden, hoe krijgen we het informatiebeheer onder controle? Het lijkt zo veel  gemakkelijker om nog een extra dataschijf te plaatsen dan  stelselmatig schijven op te ruimen. Maar toch: hoe meer data, des te groter de kans om op het moment dat informatie nodig is, mis te grijpen. Wat is de juiste versie? In welke map is het document opgeborgen? Hebben we het dossier op papier, of digitaal? Hoe kunnen we een zaak reconstrueren, nu we voor de rechter staan?

Netwerkschijven staan vol met verouderde bestanden, concepten en kopieën. Niemand neemt de moeite om daar eens flink de bezem door te halen! Maar data opruimen heeft veel voordelen. Wat weg mag en kan, hoeft niet te worden beheerd. Als organisatie loop je geen risico meer: is de wettelijke termijn om iets te bewaren verlopen, dan mag het weg en kunt u er niet meer op worden aangesproken.

Door bestanden op te ruimen worden systemen sneller. Een afgesproken structuur van de informatie (bijvoorbeeld binnen de Verkenner) maakt dat zoektijden en administratieve handelingen verminderen. Hoe eenvoudiger de structuur, des te gemakkelijker deze is toe te balkje1passen. Blijft over: meer tijd om te besteden aan het eigenlijke werk, waar de organisatie goed in is.

VHIC ontwikkelde een tool om snel een basisstructuur voor een schijf op te zetten en om schijven op te ruimen. Deze RecordsManagementTool kan organisaties duizenden euro’s per jaar besparen door opslagcapaciteit te beperken, onderhouds- en beheerkosten te verminderen en de tijd terug te dringen die besteed wordt aan het zoeken naar documenten en bestanden.

Sluit ook aan bij de succesvolle campagne ‘Je schijf te lijf!’Wij vertellen u graag hoe u dit kunt doen en hoe u uw informatiebeheer weer onder controle krijgt. VHIC kan u volledig ontzorgen op dit vlak.

 

Over VHIC

VHIC is een landelijk werkend, resultaatgericht adviesbureau voor informatiebeheer. VHIC zorgt ervoor dat processen, systemen, informatiebestanden en mensen in een organisatie op elkaar zijn afgestemd. Zo presenteert de organisatie beter, sneller en met minder kosten.

T. 070-3194184

E. info@vhic.nl

I. www.vhic.nl

I. www.jeschijftelijf.nl

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *