VHIC geeft structuur aan informatie

“Het goed organiseren en structureren van informatie levert direct besparingen op. Niet alleen door de efficiëntere manier van werken maar ook door besparingen op de inzet van personeel.” Aan het woord is Ad van Heijst, directeur van VHIC, een landelijk werkend adviesbureau op het gebied van informatiemanagement.

VHIC ondersteunt haar opdrachtgevers bij het structureren, beheren en toegankelijk maken van informatie. Het bureau streeft ernaar organisaties zo in te richten dat informatie voor iedereen binnen de organisatie eenvoudig en snel te vinden is. Naast het hoofdkantoor in Rijswijk, heeft VHIC een vestiging in Goes. “Wij werken veel voor overheidsinstellingen en in toenemende mate voor het MKB, ook in Zeeland. Veel organisaties, klein of groot, profit of non-profit, lopen tegen de vraag aan: over welke informatie beschikken wij en hoe beheren we deze zo efficiënt mogelijk?”

Behoefte aan structuur
De situatie die Van Heijst schetst is voor veel bedrijven herkenbaar. Medewerkers creëren hun eigen bestanden, met eigen namen en versturen e-mails en sms-en zonder dat hier een duidelijk gestructureerd plan achterligt. Pas na een jaar of vijf begint dit te knellen en ervaren organisaties de behoefte om structuur aan te brengen in informatie en afspraken te maken over de bewaartijden. “Vaak klinkt vanuit de organisatie eerst de roep om een grotere server. Mijn antwoord is dat het voordeliger en efficiënter is om de bestaande informatie beter te structureren. Dat kan vrijwel altijd binnen de bestaande software.”

Digitale organisatie
VHIC heeft zelf inmiddels de stap gezet naar een digitale organisatie. Daarvoor is veelvuldig overleg gepleegd met onder andere de Belastingdienst en gerenommeerde accountantskantoren. “We doen nu alles digitaal. Binnenkomende post wordt direct gescand. De papieren versies verdwijnen onmiddellijk in de prullenbak. Uitgaande post gaat weg via e-mail. Bij wet zijn e-maildocumenten immers gelijkgesteld aan papier. Natuurlijk hebben we zelf ook moeten wennen maar tegelijkertijd hebben we ook ervaren dat we met minder mensen toekunnen. Dat is logisch als je beseft dat mensen per dag veel tijd kwijt zijn met het zoeken naar de juiste informatie.”

Snel effect
Organisaties die een beroep doen op VHIC krijgen met de zogeheten record management tool snel inzicht in doublures in bestandinhoud en bestandsnamen. Voor het opzetten van een effectieve structuur trekt VHIC enkele dagen uit. “We bekijken, veelal met de secretariaatsmedewerksters, wat de stand van zaken is. Vervolgens stellen we een structuur voor. Vaste onderdelen hierin zijn onder andere personeel, financiën, communicatie en huisvesting aangevuld met bedrijfsspecifieke taken.  Deze structuur kan daarna gevuld worden met informatie. In veel gevallen doet onze opdrachtgever dat zelf maar uiteraard kunnen wij dit ook verzorgen. Sowieso is de opdrachtgever altijd leidend; dat geldt voor de informatie die bewaard wordt maar zeker ook voor datgene wat we definitief weggooien.”

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Niets gevonden

Er zijn geen resultaten gevonden

Evenement-tag: Ondernemen

Niets gevonden

Er zijn geen resultaten gevonden

","subscription_failed":"Kijk dan de onderstaande velden in om ervoor te zorgen u de juiste informatie.","et_ab_log_nonce":"41fa618582","fill_message":"Alsjeblieft, vul op de volgende gebieden:","contact_error_message":"Gelieve de volgende fouten te verbeteren:","invalid":"Ongeldig e-mail","captcha":"Captcha","prev":"Vorig","previous":"Vorige","next":"Volgende","wrong_captcha":"U heeft het verkeerde nummer in de captcha ingevoerd.","wrong_checkbox":"Checkbox","ignore_waypoints":"no","is_divi_theme_used":"","widget_search_selector":".widget_search","ab_tests":[],"is_ab_testing_active":"","page_id":"4304","unique_test_id":"","ab_bounce_rate":"5","is_cache_plugin_active":"yes","is_shortcode_tracking":"","tinymce_uri":""}; var et_pb_box_shadow_elements = []; var et_pb_motion_elements = {"desktop":[],"tablet":[],"phone":[]}; var et_pb_sticky_elements = []; /* ]]> */