Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?

Het is niets nieuws dat veel Nederlanders over ondernemersbloed beschikken: in 2020 zijn er maar liefst 2 miljoen ondernemingen in Nederland geregistreerd, waaronder een deel in Zeeland. Dat betekent dat al die ondernemingen te maken hebben met klanten waar ze geld van krijgen. Je raadt het misschien al: een groot deel van de zelfstandige ondernemers heeft wel eens te maken met een klant die te laat of helemaal niet betaalt. Hoewel je geschillen zoals een betalingsachterstand het beste kunt oplossen met een goed gesprek of het maken van duidelijke afspraken, lukt dat in de meeste gevallen helemaal niet. Op welk moment mag je in zo’n geval een incassobureau inschakelen?

Ga eerst voor een betaalherinnering: telefonisch en via de mail
Wanneer je een samenwerking aangaat met een klant is het van groot belang om de voorwaarden omtrent betaling vast te leggen in een leveringsvoorwaarden. Vrijwel iedere ondernemer hanteert een termijn van 14 of 30 dagen. Hierbij kunnen er natuurlijk altijd uitzonderingen zijn, mits dit goedgekeurd is door zowel de klant als de opdrachtgever. Is de uiterste datum van een betalingstermijn verstreken dan kun je beginnen met het versturen van herinneringen.

Officieel mag je in zo’n geval ook al starten met het sturen van een aanmaning; dat is de factuur inclusief extra kosten. Hierbij ligt het er echter wel aan wat voor een soort klant het is. Wil je in de toekomst nog zaken doen met deze klant dan is het aan te raden om eerst een herinnering te sturen. Er kunnen namelijk verschillende redenen zijn waarom een betaling niet binnen een termijn gedaan is. Ook is het hierbij van belang hoe de samenwerking tot dan toe verlopen is. Wanneer de communicatie altijd goed was en er een sterke band is ontstaan, zijn er nog andere manieren om contact te zoeken zonder direct een aanmaning te versturen. Probeer naast de mail telefonisch contact op te nemen.

Maak een veertiendagenbrief voordat je overstapt op incasso
Je bent niet verplicht om aanmaningen en herinneringen te sturen; in ieder geval niet bij een zakelijke klant. Bij zakelijke klanten mag je direct een incassobureau inschakelen wanneer je dat wenst. In de meeste gevallen is dat zoals hierboven beschreven alleen niet echt aan te raden. Heb je te maken met een consument die moet betalen? In dat geval moet je nog eerst een zogeheten veertiendagenbrief versturen. Je mag bij een consument namelijk niet direct een incassobureau België of Nederland inschakelen.

Een consument heeft namelijk het recht om nog eens binnen 14 dagen alsnog tot betaling over te gaan. Die 14 dagen gaan pas in wanneer de klant de brief ontvangen heeft. Zo zie je maar weer dat een consument veel beter beschermd wordt dan ondernemers en zakelijke klanten. Let dus goed op of je over een consument als klant beschikt of over een zakelijke klant. In beide gevallen kun je uiteindelijk natuurlijk wel een incassobureau inschakelen: wanneer een consument alsnog niet het verschuldigde bedrag binnen die 14 dagen overmaakt, mag je een incassobureau benaderen om te helpen.

Schakel een incassobureau in
Het is dus een van de laatste stappen om een incasso België of Nederland in te schakelen. Dit is geheel afhankelijk van je band met de klant en hoe je zelf binnen je bedrijf staat. Hoewel je bij zakelijke klanten dus direct een incassobureau mag inschakelen, doen veel ondernemers dit niet meteen. Zij doen dit vaak pas op het moment dat ze op geen enkele manier in contact kunnen komen met de klant over de openstaande factuur. Dat wil zeggen: reageert de klant niet op je mails of telefoontjes en heb je niets gehoord op de factuur die je verstuurd hebt? Dan heb je zeker genoeg redenen om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau neemt vervolgens jouw taak over van het mailen, bellen en contact zoeken met de klant over een betalingsregeling. Hierbij moet je weten dat een incassobureau te werk gaat onder dat er een rechter aan te pas komt. Mocht de betaling vervolgens alsnog niet worden gedaan dan mag een incassobureau geen verdere stappen ondernemen.

Toch is het wél een goed idee om zo’n bureau in te schakelen bij wanbetalers. Een brief of telefoontje van een gespecialiseerd bedrijf in het innen van openstaande vorderingen komt altijd net iets dreigender over dan wanneer je zelf een mailtje stuurt of een telefoontje pleegt. Daarnaast lopen de kosten altijd op bij een incassobureau; des te langer iemand niet betaalt, des te meer er uiteindelijk betaald moet worden. Wees niet bang wanneer er bij een incassobureau alsnog niet wordt betaald; in het ergste geval kun je nog een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Zij mogen beslag leggen en dagvaardingen uitbrengen. Het is natuurlijk te hopen dat het niet zo ver hoeft te komen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *